Confection des annexes

Que ce soit pour porter en appel un jugement déjà rendu ou pour répondre à une partie qui porte un jugement en appel, Mémoires l’éloquence peut vous aider à produire des documents de qualité qui respectent les normes des cours d’appel.

En confiant votre mandat à Mémoires l’éloquence, vous bénéficiez d’un service complet qui vous permettra de vous consacrer entièrement à votre client et votre argumentation. En plus des services habituels, l’équipe de Mémoires l’éloquence, composée de parajuristes, d’étudiants en droit, d'avocats et de notaires, vous fera profiter de son savoir juridique afin de réaliser adéquatement l’identification des en-têtes, procédures et voir-dires. Vous disposerez aussi de service-conseils par des avocats pratiquant en appel, Me Maude Pagé-Arpin, avocate criminaliste, et Me Vincent Ranger, avocat en litige, ainsi que d’une correction juridique et linguistique de votre mémoire. Nos normes de qualité rigoureuses font la différence sur la qualité des documents produits.

Nous assurerons la coordination entre les différents intervenants (greffe, sténographe…) dès la réception du mandat jusqu’à la livraison aux parties. Nos services incluent les étapes suivantes :

Obtention des documents relatifs à la première instance

Commande des pièces et procédures
Cueillette des documents
Numérisation ou sauvegarde dans le cas de documents électroniques
Demande d’autorisation à la Cour d’appel pour accès et emprunt des pièces originales

La commande de documents aux différents palais de justice comporte certaines formalités qui sont parfois propres à chaque palais. Depuis 2009, nous avons développé des partenariats efficaces avec les intervenants des greffes afin de nous assurer d’obtenir tous les documents qui devront être reproduits. Ce service comprend :

Commande des notes sténographiques

Il arrive fréquemment que le procureur en appel ne soit pas le même que celui en première instance et que les transcriptions ne soient pas encore commandées lorsqu’on nous confie un dossier. Nous avons l’expertise nécessaire afin de déterminer les notes sténographiques essentielles et de les commander. Selon qu'il s'agisse d’un dossier privé ou sous mandat d’aide juridique, les notes seront demandées au greffe de première instance concerné ou à un sténographe privé si cela permet de les obtenir plus rapidement.

Traitement des documents à reproduire

Les documents reçus seront traités afin de les rendre conformes aux plus hauts standards de qualité. Le service technique comprend notamment les étapes suivantes :

Numérisation des documents papiers, albums-photos, plans grand format
Recadrage des documents afin de pouvoir y insérer la pagination et les en-têtes
Amélioration de l'aspect visuel des pièces (ex : redresser l'image, enlever les trous de perforations, améliorer la lisibilité des documents pâles ou de moindre qualité)
Retrait des annotations, soulignements et surlignements
Reconnaissance de caractères (recherche textuelle par mots-clés)
Caviardage des noms des jurés et d’autres informations confidentielles au besoin

Rédaction d’une table des matières claire et complète

La table des matières des volumes sera une référence pratique afin d’identifier rapidement leur contenu. Intuitive, elle permet de retrouver efficacement l’information pertinente, que ce soit au niveau des pièces, des témoignages, des voir-dires ou toutes autres informations. Nous ajoutons également des « Notes de l’éditeur » expliquant les particularités d’un document afin que la consultation du dossier soit plus aisée. De plus, la version électronique est pourvue d’hyperliens permettant de se rendre à la section voulue en un seul clic!

Copie de travail

Lorsque le temps le permet, Mémoires l’éloquence vous fournira une copie de travail papier et/ou électronique contenant tous les documents qui seront reproduits au dépôt final. Ainsi, vous pourrez aisément consulter les documents pour préparer votre argumentation.

Correction du mémoire ou exposé

Mémoires l’éloquence fait aussi une correction du style juridique. Une première correction du document sera faite par une parajuriste, un étudiant en droit ou un avocat et sera suivie par la correction d’un avocat pratiquant en appel (Me Maude Pagé-Arpin, avocate criminaliste ou Me Vincent Ranger, avocat en litige). Le service de correction comprend :

Mise en page pour répondre aux normes des cours d’appel
Correction linguistique et juridique
Suggestions relatives à :
- Formulation des questions en litige
- Structure de l’argumentation
- Utilisation de synonymes lorsqu’un terme revient trop souvent
Ajout à l’annexe II des lois qui devront être reproduites, dans les deux langues lorsque possible
Vérification de la constance du mode de citation et notes de bas de page selon le format que vous utilisez :
- Guide McGill
- Guide Lluelles
- Précis de la Cour d’appel
Vérification des renvois
Vérification de l’exactitude des références
Création de la table des matières interactive du mémoire ou exposé
Création de la liste des sources
Ajout d’hyperliens dans la table des matières, les notes de bas de page et dans la liste des sources

Impression

Votre mémoire et ses annexes seront imprimés sur du papier de qualité avec une reliure sans fil. Ce type de reliure est apprécié des cours d’appel; elle permet de conserver les volumes sans prendre trop d’espace comme les reliures de type Cerlox. La couleur de la reliure indiquera facilement les documents faisant l’objet d’une ordonnance de non-publication (rouge) de ceux pouvant être consultés par le public (noire). Des étampes seront apposées sur la tranche des volumes pour l’identification rapide du nom de la cause, du numéro de volume et de la pagination de celui-ci.

Copie électronique

Une copie électronique des volumes et des pièces électroniques sera fournie à toutes les parties sur une clé USB (ou DVD pour la Cour suprême). Ces documents électroniques rendent possible la recherche par mots-clés dans vos documents ainsi que plusieurs fonctionnalités qui rendront le travail plus efficace, par exemple :

Chaque item de la table des matières comporte un hyperlien pour accéder directement à la page voulue
L’ajout de signets permet de naviguer rapidement dans le volume
La reconnaissance des caractères permet de faire une recherche dans l’entièreté des documents
Les notes de bas de page du mémoire référant aux annexes comportent un hyperlien permettant d'atteindre la page citée dans le volume

Cahier des sources

Lorsque le cahier est déposé au même moment que le mémoire, des hyperliens sont ajoutés dans les notes de bas de page du mémoire permettant d’accéder directement et rapidement à la page voulue du cahier des sources.

Mémoires l’éloquence pourra confectionner un cahier des sources afin de reproduire la jurisprudence et la doctrine qui seront nécessaires à votre argumentation. Ce cahier pourra être déposé en même temps que le mémoire ou au plus tard 30 jours avant l’audition. Ce service comprend :

Récupération des sources sur le moteur de recherche de votre choix (CanLII, Quicklaw, SOQUIJ)
Mise en évidence des passages pertinents
Table des matières complète avec hyperliens
Signets avec hyperliens
Impression sur du papier de qualité avec des onglets numérotés séparant les sources
Reliure sans fil

Notre équipe effectuera la notification du mémoire et ses annexes aux différentes parties, déposera les copies de la Cour d’appel avec les preuves de notification et livrera vos volumes à vos bureaux. Une fois le tout complété, nous vous transmettrons la confirmation du dépôt à la Cour d’appel par courriel. Suivant certaines conditions particulières, la notification à une partie peut se faire par voie électronique à travers une plate-forme sécurisée répondant aux normes technologiques.